Sei sicuro di aver organizzato tutto per la tua fiera? Di esserti preso del tempo?
Prima assicurati di non aver sottovalutato questa singola decisione (potrebbe costarti molto caro)
Molti anni fa mi occupavo di moda spedendo capi ovunque nel mondo.
Gestivo clienti con ingenti quantità di capi che richiedevano attività particolari come ricondizionamento, stiro, cambi etichette, cambio bottoni etc. etc.
Spesso le disposizioni cambiavano in pochi minuti perché quello che andava bene alle 2,00 non andava già più bene alle 2,30…
…e non dipendeva dal responsabile logistico o dall’export manager, bensì dal creativo o titolare che avevano cambiato idea.
Per le fiere spesso accade lo stesso.
Viene deciso lo spazio da noleggiare, il tipo di allestimento, quali e quanti articoli esporre, chi sarà presente per vendere, quale albergo e come arrivarci oltre a definire un budget per pranzi e cene.
E fin qui ci siamo. Il problema è un altro e per assurdo, nonostante sia forse la cosa più importante da decidere a livello logistico, è l’ultima a cui l’imprenditore dedica la sua attenzione.
Sto parlando dei costi della spedizione e della scelta dello spedizioniere.
Molto spesso infatti i costi della spedizione restano fuori dal budget e colei o colui che se ne devono occupare si trovano fra le mani la patata bollente del “come spedire in tutta sicurezza senza avere le risorse necessarie”.
In questi casi il titolare chiede addirittura di avere minimo 3 preventivi per decidere poi per quello che costa meno perché di soldi non ne sono rimasti.
Fretta, urgenza, problemi da risolvere e poche risorse disponibili. Una miscela potenzialmente esplosiva.
Si controllano le mail riesumando i contatti e le chiamate ricevute.
Si valutano le varie possibilità richiedendo i famosi tre preventivi e poi si decide sempre per quello che costa meno.
Purtroppo per l’imprenditore, l’opzione che costa meno quando si parla di spedire in fiera, non è mai l’opzione giusta per lui, e adesso ti spiego perché.
Non si considerano i rischi potenziali, non si calcola quanto potrebbe pesare una decisione sbagliata.
Ti faccio un esempio di quello che può succedere all’imprenditore che non mette preventivamente a budget i costi di spedizione e si trova poi costretto a cercare il preventivo più basso.
Quindi, riassumendo.
Ti trovi a dover organizzare una fiera.
Decidi tutto per filo e per segno.
Stabilisci un budget che prevede lo spazio da noleggiare, l’ allestimento, gli articoli da esporre, i venditori, l’ albergo, gli approvvigionamenti ecc…
A pochi giorni dalla fiera ti rendi conto che, a dover pensare a così tanti fattori, varianti, a cercare di tenere sotto controllo la situazione, e soprattutto a doverlo fare da solo, che in questi casi è meglio occuparsene in prima persona…
Insomma, ti rendi conto che è rimasto fuori lo spedizioniere.
A questo punto ti trovi praticamente con le mani legate, perché sei costretto ad andare in cerca di preventivi e scegliere quello che vola più basso, perché non puoi sforare troppo dal budget previsto.
Ora, io capisco che per l’imprenditore in questo momento scegliere il preventivo più basso diventa una scelta praticamente obbligata.
Ma è necessario che ti mostri adesso quanto costa in più quella scelta che, per x motivi, non sei riuscito a fare prima del tempo.
Quanto, in realtà, ti farà sforare dal budget in maniera molto più pesante.
Sì, perché quello che succede è che sicuramente l’impresa a cui ti sei affidato è uno spedizioniere generalista. Ovvero, che si occupa di un po’ di tutto e quindi non ha previsto dei servizi specifici per chi deve spedire in fiera.
E quindi?
Quindi succede che il giorno in cui inizia la fiera ti ritrovi con lo stand vuoto, perché la spedizione non è ancora giunta a destinazione.
Succede che la merce ti arriva danneggiata e praticamente impossibile da esporre.
Succede che sei a poche ore dall’apertura della fiera e non sai nulla di dove sia lo spedizioniere, perché non esiste un sistema di tracciamento della spedizione.
Succede che per un qualsiasi problema non sai a chi rivolgerti perché non c’è un referente in fiera. Oppure chiami il numero che ti hanno dato ma il cellulare squilla a vuoto.
Ora, prova a fare un preventivo di tutti questi problemi a cui rischi di andare incontro. Prova a pensare un attimo.
“quanto mi costerà NON poter essere presente alla fiera in tempo utile, o essere obbligato a esporre merce danneggiata, dopo aver speso soldi per organizzare il viaggio, per l’albergo, ecc…
E tutto questo SOLO perché non sono riuscito a prevedere i problemi con le spedizioni?”
Il succo del discorso è uno solo: in questo specifico caso la scelta più economica, cioè quella dello spedizioniere, alla fine si rivela quella più costosa in assoluto. Quella che ha inciso sul tuo budget, e sulla riuscita della fiera, in maniera più consistente.
E purtroppo, in modo assolutamente negativo.
“Ma è davvero così grave?”
A questo punto tu potresti pensare: “Ma dai, vuoi che capiti proprio a me? Capita davvero così spesso?”
“È davvero così grave?”
Guarda, voglio raccontarti una storia.
Una delle esperienze più forti che abbia mai vissuto in fiera e che non scorderò facilmente.
E ti garantisco che una cosa simile potrebbe capitare a tutti. Ti assicuro, non è un’esperienza così piacevole.
Il venerdì precedente la fiera avevamo avuto molte richieste, fra cui un cliente di Prato, con il quale stavamo trattando da mesi per acquisire la loro collezione diretta in fiera.
Lo scoglio, come spesso accade, era legato alla tariffa.
Nonostante le promesse, decisero di affidarsi al concorrente che costava meno: uno spedizioniere generalista presente su tutti i mercati e specializzato in niente.
Era febbraio.
La neve iniziava a fare capolino sia sulle Alpi che sugli Appennini.
Preoccupati delle molto probabili nevicate, noi prendiamo delle precauzioni per garantire il buon andamento del lavoro.
Questo avrebbe significato aumentare i costi, certo.
Ma niente per noi è più importante del buon andamento delle consegne per far sì che i clienti possano esporre regolarmente in fiera.
Insomma dopo la partenza dei camion ci prendiamo qualche ora di sonno e il sabato partiamo in macchina diretti a Parigi. Volevamo verificare in prima persona la situazione della neve in autostrada e la posizione dei nostri camion.
Arriviamo al Monte Bianco.
Lì scopriamo che 2 dei nostri non erano riusciti a passare: questo avrebbe comportato un possibile ritardo all’arrivo.
Decidiamo quindi di chiamare altri 2 autisti per risolvere il nodo delle ore di guida.
La notte fra sabato e domenica riescono a guidare per alcune ore, avvicinandosi alla meta.
Arriva il lunedì, il giorno della fiera. I piazzali erano ancora vuoti.
I primi mezzi ad arrivare sono i nostri. Scaricate le merci procediamo con le consegne, per le 11 di mattina avevamo finito.
Così inizio a fare i miei giri di controllo fra gli stand per verificare che tutto procedesse al meglio.
Passo di fronte allo stand del famoso cliente di Prato, quello che aveva deciso di affidarsi allo spedizioniere più economico.
Vedo per primi i suoi collaboratori: tutti avevano un’aria piuttosto funesta e preoccupata, parlavano tra di loro, qualcuno aveva il cellulare in mano ma l’espressione sul loro viso era di quelle quando il telefono squilla a vuoto e tu hai assolutamente bisogno di sentire rispondere all’altro capo.
Con lo sguardo cerco l’imprenditore.
Era seduto in mezzo allo stand, vuoto.
Teneva il cellulare in mano con la testa bassa.
Non solo la merce doveva ancora arrivare, ma addirittura non riuscivano a parlare con nessuno per sapere dove fosse andata a finire.
Appena mi vede arrivare, dopo un iniziale disagio, lui mi chiede se avessi consegnato tutto. Alla mia risposta affermativa, mi chiede come era stato possibile.
“Garantendo i clienti con la clausola “Tracciato, Consegnato e Garantito” e applicando un sistema di tracciamento per monitorare costantemente la posizione delle merci, come vi avevo già spiegato per telefono” rispondo.
A parte i soldi buttati via, ti lascio immaginare a che livello avrà avuto il morale quel povero cristo, per la durata di tutta la fiera.
Conclusioni : come risolvere l’annosa questione dello spedizioniere per la tua fiera?
In realtà la soluzione è molto semplice.
Ti basterà fare in modo di NON trasformare il problema di come spedire la tua merce in una questione secondaria, di valore inferiore rispetto a tutte le altre voci di budget.
Hai appena visto che non lo è per niente.
“Più spendi e meno spendi” è sempre stato un concetto controverso.
Pochi lo attuano.
Molti lo fanno proprio dopo aver bruciato migliaia di euro o aver rischiato di farlo.
Altri preferiscono far finta di non capire.
Garantire l’investimento dell’azienda, aiutare l’imprenditore nella scelta corretta, fare bella figura e ottenere anche delle ricompense è possibile.
Scegliere lo specialista, affidare la fiera a chi si occupa solo di questo come per la salute.
Quando si vuol essere certi di sapere quale sia la cura migliore ci si rivolge al medico specializzato: dentista per i denti, angiologo per la circolazione, cardiologo per il cuore…
Scegliere lo specialista, affidare la fiera a chi si occupa solo di questo e investe per fornire sistemi di controllo.
Avere il controllo ed essere informati di quello che succede in modo costante e preciso, senza rischiare di rimanere senza risposte, senza doversi preoccupare se quel giorno è sabato o domenica…
Scegliere lo specialista, affidare la fiera a chi si occupa solo di questo e ti segue passo dopo passo rimanendo accanto a te per tutto il tempo.
Poter fare affidamento su chi può essere presente fisicamente e attivamente prima, durante e dopo la fiera, senza sparire dopo 5 minuti dall’arrivo, senza sperare che “qualcuno si farà vivo”…
Ecco le differenze fra chi capisce il valore del tuo investimento e mette in campo tutto quello che serve per aiutare il tuo business.
Poche e semplici azioni che ti mettono al riparo dai problemi, ti fanno rimanere sui binari della sicurezza come molti altri hanno deciso da tempo di fare.
È un normale gesto quello che serve per ottenere questi bonus per te e la tua azienda.
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